Chỉ bạn cách xây dựng kế hoạch tổ chức sự kiện tốt nhất

Bản kế hoạch được xây dựng trước khi tổ chức sự kiện thường là để sắp xếp trước công việc sẽ làm đồng thời dự tính trước các nguy cơ có thể xảy ra, bởi vậy nó là yếu tố ảnh hưởng trực tiếp đến thành công của sự kiện.Nếu 10 phần thành công của sự kiện thì 7 phần được quyết định từ chất lượng bản kế hoạch.Bài viết chia sẻ kinh nghiệm 10 năm hoạt động của chúng tôi sẽ mách bạn một vài điểm cần lưu ý khi tổ chức sự kiện.



1.Phân loại và xác định mục đích sự kiện


Các loại sự kiện hiện nay rất đa dạng về chủng loại, hơn nữa những loại sự kiện khác nhau các hạng mục cần làm trong bản kế hoạch cũng sẽ có sự chênh lệch, vậy nên bước đầu tiên bạn luôn phải xác định đúng loại sự kiện mình cần tổ chức.Tại sao sự kiện này được tổ chức?Cần đạt được những gì?  Bạn phải giải quyết điều này, đây còn được coi là mục đích và mục tiêu của sự kiện.


2.Những ai là đối tượng của sự kiện?


Người tham gia sự kiện được chia làm 2 loại, gồm đối tượng tham dự sự kiện và đối tượng tham gia sự kiện, bạn cần có sự chuẩn bị cũng như thương thảo với 2 nhóm này.Nhóm tham gia sự kiện bao gồm MC, lữ đoàn, vũ công,.. là những người phục vụ cho sự kiện với các tiết mục văn nghệ, điều hành buổi lễ, những yếu tố này cũng không thể coi nhẹ, nên cần yêu cầu sự nghiêm túc trong khâu chuẩn bị và tập dượt cho phần này.Khách mời là nhóm thứ 2, mời bằng cách gửi thiệp trước 2 tuần để họ sắp xếp công việc và xác nhận lại xem họ có thể tới không trong 2 ngày trước khi sự kiện diễn ra.


3. Tạo thông điệp ý nghĩa cho sự kiện


Các sự kiện thường tạo ra các ấn tượng tốt đối với các khách tham dự thông qua các thông điệp nó lan tỏa, không những gây ấn tượng nhất thời nó còn là những điểm đặc biệt theo các tổ chức, doanh nghiệp tới thật lâu sau đó.Vào các dịp đặc biệt, nhiều sự kiện được tổ chức hơn, không những được nhiều người quan tâm tới mà các thông điệp cũng dễ đi sâu vào các khách hàng. 


4.Sự kiện sẽ được tổ chức bao giờ và ở đâu?


Với các thông điệp và mục đích đã xây dựng trước, bạn nên bắt đầu chọn ngày và địa điểm sẽ tổ chức, ngày tổ chức khá quan trọng, nếu chọn vào các dịp lễ sự kiện sẽ hiệu quả hơn, nếu vào các ngày nghỉ như thứ 7, chủ nhật sẽ có lượng khách mời đến tham dự đông hơn.Thư mời không thể thiếu ngày giờ và nơi tổ chức nên chúng phải được quyết định càng sớm càng tốt.


5. Lên chương trình tổ chức sự kiện


Để hướng đến đúng các đối tượng khách hàng cũng như đạt hiệu quả cao của tổ chức sự kiện, chúng ta nên bắt đầu xây dựng tổng quan một chương trình sự kiện, với các mục, các phần được tạo dựa trên các dữ liệu đã tìm hiểu.Các trang thiết bị nên được chuẩn bị từ trước, với những hoạt động giải trí nên bắt đầu viết kịch bản chương trình và tập dượt sẵn cho thật hoàn hảo.


6. Chuẩn bị kế hoạch truyền thông cho sự kiện



Truyền thông cho sự kiện là các hoạt động công bố các thông tin, hình ảnh hay các thông điệp nhằm thu hút đông đảo người tham gia hoặc quảng bá hình ảnh hoặc thương hiệu cho một doanh nghiệp.Nên xây dựng các biện pháp truyền thông phù hợp nhằm đạt hiệu quả cao nhất với mức ngân sách thấp nhất.


7.Xây dựng ngân sách sự kiện


Sau khi đã có bản kế hoạch với tất cả các hạng mục cần thiết, bạn nên lập ngay danh sách chi phí của từng hạng mục, ngoài ra nên bắt đầu khảo sát, so sánh các mặt hàng của từng doanh nghiệp rồi để có được nơi cung cấp có lợi nhất về mặt giá cả cũng như chất lượng tốt nhất.Ngoài những điều đã chia sẻ trên, bạn nên tạo cho mình một nền tảng kiến thức tổ chức sự kiện tốt bằng cách lắng nghe chia sẻ từ nhiều nguồn sách báo, internet hoặc các trường cấp dạy.

Loading Facebook Comments ...